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Cette réunion est un document
Si personne ne va contredire, décider ou créer quoi que ce soit, vous avez organisé une lecture à voix haute.
Les réunions servent à ce que l'écrit fait mal : le désaccord, l'ambiguïté, les décisions difficiles, la confiance à réparer. Le reste est du transfert d'information, et l'écrit fait ça mieux.
Une heure à neuf, ça fait neuf heures. Neuf heures pour entendre un point d'avancement qui se lisait en quatre minutes, au moment qui arrangeait chacun.
Pourquoi ça passe mal
C'est le format le plus cher
Multipliez la durée par le nombre de participants avant d'envoyer l'invitation.
C'est synchrone sans raison
Une information n'a pas besoin que tout le monde soit là à la même seconde.
Ça ne laisse rien derrière
Un document existe encore le mois prochain. Une réunion, en général, non.
Ça désavantage les gens discrets
La meilleure tête de la salle est souvent la plus lente à prendre la parole, et une salle n'attend pas.
À faire à la place
Écrivez le point
Si vous savez écrire l'ordre du jour, vous savez en général écrire la conclusion.
Gardez la réunion, coupez la lecture
Envoyez le document avant. Ne gardez le temps que pour le désaccord.
Divisez par deux
Trente minutes produisent à peu près autant que soixante. Essayez une fois.
Dites à quoi ressemble la décision
Si vous n'arrivez pas à écrire ce que vous décidez, vous n'êtes pas prêt à vous réunir.
Quand ça ne pose aucun problème
Quelqu'un a besoin de dire son désaccord à voix haute. C'est sensible, personnel, ou c'est une première conversation. Il y a une vraie décision avec de vraies tensions. Vous fabriquez quelque chose ensemble, en direct. Ou les gens ont simplement besoin de se voir, ce qui est une raison parfaitement valable — dites-le, c'est tout.
Les questions qu'on nous pose
- Comment je dis ça à mon manager ?
- Ne discutez pas le principe. Proposez le document. « J'ai tout écrit — vous voulez le lire, et on ne se voit que s'il y a un souci ? »
- Ce n'est pas un peu de la cohésion d'équipe ?
- Si, et c'est une excellente raison de se réunir. C'est juste rarement la raison écrite sur l'invitation.