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Esta reunión es un documento
Si nadie va a discrepar, decidir ni crear nada, has convocado una lectura en voz alta.
Las reuniones sirven para lo que se le da mal a la escritura: el desacuerdo, la ambigüedad, las decisiones duras y reparar la confianza. Todo lo demás es transmitir información, y para eso escribir es mejor.
Una hora con nueve personas son nueve horas. Nueve horas para escuchar un estado que se podría haber leído en cuatro minutos, a la hora que le viniera bien a cada uno.
Por qué sienta mal
Es el formato más caro que existe
Multiplica la duración por los asistentes antes de mandar la invitación.
Es síncrona sin motivo
La información no necesita a todo el mundo presente en el mismo segundo.
No deja nada detrás
Un documento sigue existiendo el mes que viene. Una reunión, casi nunca.
Deja fuera a los callados
Quien mejor piensa en la sala suele ser el último en hablar, y las salas no esperan.
Haz esto mejor
Escribe la actualización
Si puedes escribir el orden del día, normalmente puedes escribir el resultado.
Mantén la reunión, quita el repaso
Manda el documento antes. Usa el tiempo solo para lo que hay que discutir.
Redúcela a la mitad
Treinta minutos producen más o menos lo mismo que sesenta. Pruébalo una vez.
Di qué se va a decidir
Si no puedes escribir qué estás decidiendo, no estás listo para reunirte.
Cuándo no pasa nada
Alguien necesita discrepar en voz alta. Es delicado, personal o es la primera conversación. Hay una decisión real con tensión real. Se trata de crear algo entre varias personas y en directo. O la gente simplemente necesita verse, que es un motivo legítimo: dilo y ya está.
Lo que suele preguntar la gente
- ¿Cómo se lo digo a mi jefe?
- No discutas el principio. Ofrece el documento. «Lo he escrito todo aquí, ¿lo lees y nos reunimos solo si algo no cuadra?»
- ¿Parte de esto no es hacer equipo?
- Sí, y es un buen motivo para reunirse. Solo que no es el motivo que pone en la invitación.