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Esta reunião é um documento
Se ninguém vai discordar, decidir ou criar nada, você agendou uma leitura em voz alta.
Reunião serve pro que texto faz mal: discordância, ambiguidade, decisão difícil e reconstrução de confiança. O resto é transferência de informação, e texto faz isso melhor.
Uma hora com nove pessoas são nove horas. Nove horas pra ouvir um status que daria pra ler em quatro minutos, no horário que fosse melhor pra cada um.
Por que isso incomoda
É o formato mais caro que existe
Multiplique a duração pelo número de convidados antes de mandar o convite.
É síncrono à toa
Informação não precisa de todo mundo presente no mesmo segundo.
Não deixa nada pra trás
Um documento ainda existe mês que vem. Uma reunião, quase nunca.
Atropela quem é mais quieto
Quem pensa melhor na sala costuma ser quem demora mais pra falar, e sala não espera.
Faça assim
Escreva o status
Se você consegue escrever a pauta, normalmente consegue escrever a conclusão.
Mantenha a reunião, corte a leitura
Mande o documento antes. Use o tempo só na parte em que há discordância.
Corte pela metade
Trinta minutos produzem mais ou menos o mesmo que sessenta. Testa uma vez.
Diga qual é a decisão
Se você não consegue escrever o que vai ser decidido, ainda não é hora de reunir.
Quando não tem problema nenhum
Alguém precisa discordar em voz alta. O assunto é sensível, pessoal ou é a primeira conversa. Existe uma decisão real com tensão real. Vocês vão construir algo juntos, ao vivo. Ou as pessoas só precisam se ver, o que é um motivo legítimo — só escreva isso no convite.
Perguntas que aparecem
- Como eu falo isso pro meu chefe?
- Não discuta o princípio. Ofereça o documento. "Escrevi tudo aqui — quer ler e a gente só se fala se ficar alguma coisa estranha?"
- Parte disso não é só integração do time?
- É, e isso é um ótimo motivo pra reunir. Só não é o motivo que está escrito no convite.